12 Dicas para contratar um bom auxiliar administrativo

Contratar um bom auxiliar administrativo é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Esses profissionais desempenham um papel fundamental na gestão eficiente dos processos internos, na organização de tarefas e no suporte à equipe de liderança.

No entanto, encontrar o candidato ideal pode ser um desafio. Neste artigo, exploraremos 12 dicas práticas para ajudá-lo a selecionar o auxiliar administrativo certo para a sua organização.

Desde a definição das qualidades essenciais até as etapas do processo seletivo, este guia abrangente oferecerá insights importantes para garantir que você faça a escolha certa na hora de contratar.

Qual é a função de um auxiliar administrativo?

O papel do auxiliar administrativo envolve o suporte adequado nas atividades administrativas de uma empresa ou organização. Eles desempenham funções como planejamento, organização, coordenação e controle de procedimentos operacionais e documentação relacionada.

Em algumas situações, os assistentes administrativos também lidam com o envio e coleta de correspondência, além de recepcionar fornecedores e clientes, dependendo da área de atuação e da função específica.

As responsabilidades específicas desse profissional podem variar de acordo com sua experiência, cargo e área de especialização. Em geral, as funções dele podem abranger as seguintes atividades:

●     Manutenção de um calendário e coordenação do fluxo de trabalho e de reuniões.

●     Revisão de documentos de escritório, como faturas e relatórios;

●     Organização e arquivamento de documentos em papel e eletrônicos, como e-mails, faturas, relatórios e outros registros;

●     Atendimento a clientes e fornecedores;

●     Agendamento e coordenação de reuniões profissionais, entrevistas e compromissos;

●     Gerenciamento de e-mails, ligações e correspondências.

12 Dicas para contratar um bom auxiliar administrativo

A contratação do candidato certo para essa função pode impactar diretamente a produtividade e a eficácia do departamento administrativo. Portanto, investir tempo e cuidado no processo de seleção é crucial para garantir que você esteja trazendo um profissional qualificado e compatível com as necessidades da empresa.

1. Analise o perfil necessário — comece definindo claramente o perfil que você busca, incluindo habilidades técnicas e comportamentais desejadas;
2. Experiência relevante — priorizar candidatos com experiência anterior em funções administrativas, especialmente aquelas relacionadas ao seu setor;
3. Habilidades técnicas — avaliar as habilidades técnicas possíveis, como conhecimento em software de escritório, sistemas de gerenciamento e ferramentas de comunicação;
4. Comunicação eficaz — certifique-se de que ele possui habilidades de comunicação escrita e verbal sólidas, essenciais para interagir com colegas, clientes e fornecedores;
5. Organização e atenção aos detalhes — busque indivíduos altamente organizados, capazes de lidar com várias tarefas e manter a precisão nos detalhes;
6. Proatividade — valorizar auxiliares proativos que demonstrem iniciativa para resolver problemas e melhorar processos;
7. Trabalho em equipe — verifique se o profissional tem experiência em trabalho eficaz em equipes, a colaboração é fundamental nas funções administrativas;
8. Gerenciamento de tempo — considere uma capacidade de gerenciamento de tempo, pois os auxiliares administrativos frequentemente lidam com prazos e tarefas variadas;
9. Flexibilidade — avalia a adaptabilidade do auxiliar a diferentes situações e a disposição para aprender e se desenvolver;
10. Histórico de confiabilidade — investigar o histórico de trabalho e referências pode ajudar a identificar profissionais confiáveis ​​e comprometidos;
11. Entrevista comportamental — realize entrevistas comportamentais para entender como o candidato reage às situações solicitadas e seu ajuste cultural;
12. Testes e simulações — considere uma aplicação de testes práticos ou simulações de tarefas administrativas para avaliar as habilidades do candidato, na prática.

Seguindo essas dicas, você estará mais bem preparado para escolher o candidato adequado para a função de auxiliar administrativo em sua organização.